Необходимо обратить внимание на несколько моментов.
• Установление причин возникновения проблемы (определение источника).
• Обдумывание возможностей ее решения (разработка нескольких вариантов решения проблемы).
• Взвешивание всех «за» и «против» (оценка всех вариантов).
• Выбор наиболее разумного решения (определение наилучшего порядка действий).
Если вы взвешиваете все плюсы и минусы и даете себе немного времени на обдумывание, решение обычно приходит само собой.
Принятие решений
Принятие решений – это процесс выбора из нескольких возможных вариантов.
Для принятия оперативных решений нужно отличать срочные дела от важных. Если вы не будете этого делать, то потратите время на разные мелочи, не уделив внимания важным делам.
Менее срочные решения позволяют сначала провести тщательный анализ конечной цели – того, чего вы хотите достичь. Когда же ваша цель ясна, вы можете смело решать, что делать.
Очень важно придерживаться плана действий и что-то предпринимать, а не пускать все на самотек из-за нерешительности или нежелания действовать. Поэтому ключевое умение в процессе принятия решений – это само их принятие.
Коммуникабельность
Передача идей и инструкций другим людям требует умелого использования умения говорить. Для поддержания потока информации между вами и другими людьми необходимо развивать способности к общению, уметь отстаивать свою точку зрения и проводить совещания.
Общение
Эффективность общения зависит от адекватного восприятия полученной информации. Информация должна быть не только правильно передана – слушатель должен быть в ней заинтересован. Для этого необходимы:
• уверенность в том, что вы сообщаете именно то, что хотите (основная мысль);
• адекватный выбор средства передачи информации, к примеру, телефон, электронная связь, бумага или посредник (способ передачи информации);
• составление послания в доступной для получателя форме (стиль).
Чтобы быть правильно понятым, иногда требуется неоднократно повторить сообщение, причем в разных формах. Возможно, многие люди даже не понимают, что иногда повторение – единственный способ удостовериться в том, что информация получена и усвоена.
Самоутверждение
Уверенные в себе люди – лучшие руководители. Открытое и прямое общение не только позволяет им показывать другим цель, но и вдохновляет их на ее достижение.
Каждый имеет право на самоутверждение и право использовать это право. Это значит, что пассивным людям, которые неохотно пользуются своими правами, нужно учиться выражаться яснее, а агрессивным личностям не мешает больше уважать права других, научиться выслушивать их и быть менее категоричными.
Проведение совещаний
Совещание – это эффективный способ общаться с людьми, с которыми вы работаете бок о бок. Не имеет значения, как часто вы видите друг друга в будни. Ваше общение, скорее всего, носит неформальный характер и касается житейских проблем.
Запланированные совещания дают вам возможность обсудить важные вопросы в определенном контексте. Они также позволяют наметить повестку дня для основательного рассмотрения некоторых идей и высказать свои предложения.
Назначая совещание, вы должны решить, каким именно оно должно быть; к примеру, обычным повседневным или посвященным решению особой проблемы.
Ни одно непродуктивное совещание не может решить какую-либо проблему. Следовательно, вы должны убедиться, что:
• совещание проходит должным образом (т. е. начинается вовремя, люди не опаздывают, все имеют возможность высказаться и не испытывают давления);
• каждый знает, почему он присутствует на совещании;
• решение принимается исходя из того, что должно быть сделано, назначаются ответственные за выполнение решения.
Если не следовать перечисленным пунктам, скорее всего, вы ничего не достигнете – и придется проводить еще одно совещание.
Умение оказывать влияние на людей
Невозможно делать все одному, более того, это – не правильно. Управление предполагает, что часть работы должна лечь на плечи тех, кто трудится с вами или на вас. Влияние – это умение направлять людей, мотивировать их деятельность, поручать им разные задания и вести переговоры.
Лидерство
Для того чтобы достичь цели, нужно вести за собой людей. Не следует полностью ориентироваться только на выполнение задачи, помните, что определяющим здесь может быть человеческий фактор. Вам потребуется:
• умение быть справедливым и строгим;
• умение завоевывать доверие в коллективе;
• умение побуждать людей хорошо работать.
Только вам решать, что значит быть строгим и справедливым. Это зависит от вашего типа личности и характеристик тех людей, которыми вы руководите.
Намного проще добиться желаемого, используя хорошие отношения и поощряя людей к определенным действиям, к тому же для этого требуется только энтузиазм и поддержка. Если вам это удается, то у вас не должно быть проблем ни с руководством, ни с отсутствием помощников.
Мотивация
Чтобы заставить человека идти к цели, нужно понять, что служит для него мотивом, дать ему этот мотив и, наконец, поддерживать мотивацию.
Использование мотивации предполагает обращение к трем основным потребностям человека, которые должны быть удовлетворены: получать достойное вознаграждение, чувствовать себя частью социальной группы и удовлетворять личные амбиции. Но даже полное удовлетворение этих трех потребностей не всегда гарантирует мотивации всех сотрудников.
Количество потраченных на выполнение задания усилий напрямую зависит от вашего отношения к подчиненным. Для того чтобы они приложили дополнительные усилия, вам необходимо:
• возложить на них ответственность за выполнение задания;
• дать им возможность работать, как им нравится;
• хвалить их за хорошо выполненную работу.
Как только у ваших подчиненных появляется мотивация, нужно всячески ее поддерживать. Существует несколько способов сделать это.
• Обязательно реагировать на такие проявления, как неудовольствие, разочарованнность, лень, апатия и т. д.
• Проявлять заинтересованность в людях и уверенность в результативности их работы.
• Демонстрировать позитивное отношение и и быть предсказуемым в своих поступках.
Если вы хорошо относитесь к людям, уверены, что они делают то, что умеют, и выказывают такой же интерес к работе, как и вы, у вас не будет проблем с мотивацией.
Поручения
Чтобы иметь возможность давать поручения, вы должны быть уверены в том, что можете доверить выполнение работы и ответственность другим. Нужно решить, что и кому вы вверяете. Для этого следует разделить задания на три категории:
• задания, которые вы обязаны поручить;
• задания, которые вам следовало бы поручить;
• задания, которые вы можете поручить.
Принимая решение о назначении исполнителя, вы должны знать об индивидуальных способностях этого человека и убедиться в наличии у него желания работать. Обдумайте также, не поручаете ли вы задание своему сотруднику только потому, что сами не хотите выполнять его. И продемонстрируйте ему, что вам важен результат.
Особенно хорошо, если вы уверены в том, что данное поручение позволит этому сотруднику повысить уровень профессионального мастерства.
Эффективное использование поручений дает вам возможность больше заниматься вашими прямыми обязанностями, например, планировать или организовывать и, следовательно, работать эффективно.
Ведение переговоров
Люди часто неправильно понимают фразу «вести переговоры». Они думают, что главное – это выиграть спор; на самом же деле главное – действовать в соответствии с общими интересами и достигнуть взаимного согласия. Чтобы успешно провести переговоры, надо сформулировать свои требования и ранжировать их в зависимости от приоритетности, выделив следующие ключевые моменты:
• максимум – то, чего вы бы хотели достичь;
• минимум – то, чего вы должны достичь, если договоренность вообще возможна;
• уступки – на какие уступки вы готовы пойти в случае давления;
• альтернатива – вариант действий, если соглашение невозможно.
Начинайте переговоры с описания того, чего вы хотите достичь. Далее следует:
• выслушать остальных участников переговоров и попросить дать разъяснения, если непонятно, что предлагается;
• найти вопросы, в отношении которых есть общее мнение;
• поискать решение, которое бы подошло обеим сторонам.
Чтобы объединить разные точки зрения, нужно идти на компромисс. Успех переговоров заключается не в победе или поражении, конечная цель – получить удовлетворительный для обеих сторон результат.
• найти вопросы, в отношении которых есть общее мнение;
• поискать решение, которое бы подошло обеим сторонам.
Чтобы объединить разные точки зрения, нужно идти на компромисс. Успех переговоров заключается не в победе или поражении, конечная цель – получить удовлетворительный для обеих сторон результат.
Делаем выводы
На практике управление предполагает решение сложных задач и развитие различных способностей для выполнения предъявляемых требований.
Аналитические способности необходимы для решения проблем и принятия решений. Сначала нужно выяснить, что проблема существует, понять ее причину и разработать план для ее устранения. Далее следует определить, какие меры нужно принимать – и принять их.
Коммуникативные способности очень важны для эффективного управления. Пока у вас нет дара телепатии, вы должны научиться четко и ясно сообщать, чего вы хотите. Уверенность в себе является залогом успеха в общении.
Умение оказывать влияние на людей необходимо для осуществления руководства, мотивации сотрудников, поручения заданий, которые могут выполнит другие, и для заключения договоров.
Это основные навыки, которые дадут вам возможность хорошо выполнять вашу работу.
Спросите себя
Проанализируйте свои навыки управления и задайте себе следующие вопросы.
▲ Знаете ли вы, как обнаружить проблему? А Принимаете ли вы решения? А Делаете ли вы что-нибудь для реализации принятых решений?
▲ Вразумительно ли вы сообщаете о своих желаниях?
▲ Понимаете ли вы, что имеете право на самоутверждение?
▲ Знаете ли вы, для чего проводятся совещания?
▲ Руководите ли вы людьми строго и справедливо? А Побуждаете ли вы людей работать лучше?
▲ Поручаете ли вы задания подходящим исполнителям?
▲ Понимаете ли вы, что главное в переговорах не победа?
▲ Чувствуете ли вы, что развиваете навыки, необходимые для более эффективного управления?
Все получится, если…
• научиться видеть проблемы и разрабатывать способы их решения;
• принимать решения, а не опускать руки;
• действовать согласно принятому вами решению;
• правильно общаться;
• использовать свои права для более эффективного управления;
• знать цели совещаний, которые вы организовываете или посещаете;
• вдохновлять людей следовать за вами;
• мотивировать людей работать лучше;
• поручать задания со знанием дела;
• идти на компромисс во время переговоров;
• быть уверенным в своей способности стать эффективным руководителем.
Непредвиденные ситуации
Реальная жизнь далека от идеала, поэтому довольно много времени обычно тратится на исправление ошибок, возвращение к исходным положениям, регулирование и ежедневные изменения. Это похоже на латание дыр – как только вы справляетесь с одной проблемой, появляется другая.
Для решения проблем такого рода вам, скорее всего, понадобятся следующие навыки.
Разрешение конфликтных ситуаций – умение улаживать расхождения во взглядах.
Отношение к изменениям – навыки адаптации.
Стрессовые ситуации – фиксация и снижение чрезмерного напряжения.
Умение справляться с этими изменениями свидетельствует об уровне вашей управленческой квалификации.
Разрешение конфликтных ситуаций
Различия во мнениях у людей неизбежны. Иногда расхождения легко устранимы путем спокойного обсуждения, в некоторых случаях может возникнуть конфликт. Конфликт обычно снижает производительность труда. Если его не урегулировать, плохие отношения, становятся еще хуже, а ситуация выходит из-под контроля. Вот несколько советов по разрешению конфликтов.
• Напоминайте людям о высоких целях. Это немного отвлечет от мыслей о повседневных заботах.
• Преуменьшайте значимость различий во мнениях и подчеркивайте важность общих интересов между конфликтующими сторонами.
• Убеждайте вовлеченных в конфликт прекратить спор и прийти к соглашению.
Вы должны уметь разрешать серьезные конфликты, если хотите достичь поставленных целей. Это умение дает возможность сосредоточиться на главном, не допустить ухудшения отношений и удерживает людей в определенных рамках.
Умение справляться с изменяющейся ситуацией
Как бы хорошо ни было налажено руководство компанией, отделом и т. д., всегда нужно быть готовым к изменениям.
Имейте в виду: как бы вам ни хотелось продолжать свое дело ничего не меняя, слишком много сил, неподвластных вашему непосредственному контролю, могут повлиять на ситуацию. Например:
• политические события;
• усиление конкуренции на внутреннем и международном рынке ;
• появление новых продуктов и методов производства;
• распространение информационных технологий во всех областях человеческой жизни.
Чтобы извлечь максимальную выгоду из разного рода изменений, нужно относиться к ним позитивно. Только так можно вовремя понять, как выгодно использовать сложившуюся ситуацию. Вы также должны приветствовать внедрение всевозможных новшеств, а не слепо следовать установленным правилам.
Уметь управлять изменениями означает:
• иметь широкий кругозор;
• не бояться изменений;
• объяснять людям причины изменений и их возможные последствия;
• вовлекать подчиненных в осуществление изменений;
• развивать у людей готовность к изменениям с помощью инструктажа и тренировок.
Вы должны понимать то, что любое изменение способно заметно повлиять на людей, поэтому очень важно поддерживать дух сотрудничества. В период перемен очень важными становятся человеческие отношения – ведь в одиночку справиться с изменениями невозможно.
Изменения происходят независимо от того, хотите ли вы этого или нет. Поэтому необходимо создавать гибкие структуры и быстро приспосабливаться к новшествам, а не сопротивляться им.
Умение справляться со стрессом
Когда напряжение на работе из-за постоянных проблем становится чрезмерным, возникает стресс. Стресс – это специфическая реакция человеческого организма, возникающая в случае угрозы. Она представляет собой специфический механизм защиты, подготавливающий организм человека к реакции на опасность.
Стресс возникает под воздействием внешних факторов, таких как напряженный график работы или сложные жизненные обстоятельства. При этом внутренние защитные силы мобилизуются, однако при продолжительном воздействии стресс-факторов эффективность защитной реакции снижается.
К примеру, стремление к совершенству может перейти все допустимые границы и вызвать неверие в силы других людей – в результате человек будет пытаться делать все самостоятельно, а такая перегрузка непременно вызовет стресс.
Избавиться от чрезмерного напряжения можно двумя способами. Во-первых, нужно ослабить непосредственные симптомы стресса, что даст возможность думать более ясно и логично. Это можно сделать следующим образом:
• глубоко вдохните (это насыщает ваш мозг кислородом и таким образом уменьшает силу стрессовой реакции);
• расслабьтесь, чтобы ваше тело вернулось в спокойное состояние.
Во-вторых, вы должны наметить себе стратегию, которая в дальнейшем будет помогать в предотвращении стресса.
• Задумайтесь над своим образом жизни и решите, как сделать его более здоровым.
• Избавляйтесь от стресса с помощью зарядки.
Помните, умение управлять стрессом помогает без труда справляться с жизненными трудностями.
Делаем выводы
Умение решать конфликтные ситуации, готовность к изменениям и навыки поведения в стрессовых ситуациях играют важную роль в управлении.
Во избежание обострения любой конфликт или спорную ситуацию их следует разрешать немедленно после их возникновения.
Изменения происходят в нашей жизни постоянно, и их стоит учитывать, а не игнорировать, потому что изменения – обязательная составляющая процесса управления.
Умение справиться со стрессом – очень важный навык, помогающий в кризисных ситуациях или при неожиданных изменениях. Кроме того, это качество позволит повысить эффективность управления в целом.
Умение справляться с непредвиденными обстоятельствами избавит вас от траты времени на исправление ошибок, и вы сможете работать более конструктивно.
Спросите себя
Подумайте о своем поведении в сложных ситуациях и дайте ответы на такие вопросы.
▲ Пытаетесь ли вы разрешить конфликт немедленно после его возникновения?
▲ Готовы ли вы признать и принять неизбежность изменений?
▲ Понимаете ли вы, что стресс – это часть повседневной жизни и с ним нужно постоянно бороться?