Например, во многих компаниях корпоративные цели обозначены лишь в общих чертах. Когда я работала на один медицинский фонд, среди его корпоративных целей значилась и такая: стать предпочитаемым поставщиком кардиологической помощи в конкретном регионе. Я трудилась в департаменте развития больницы и не отвечала напрямую, как, впрочем, и не напрямую, за оказание услуг клиентам. Так как же, по-вашему, мне следовало организовать свое время, чтобы поддержать компанию в достижении ее целей? Я решила сфокусироваться на деятельности служащих, выполняющих и перевыполняющих годовой финансовый план, тем самым обеспечивая операционные расходы больницы. Ведь каждый сотрудник компании должен выстроить персональные цели таким образом, чтобы одновременно работать и на более масштабные цели всей организации. Наши задачи постоянно множатся, а потому от нас требуется не только активизировать свои усилия, но, что еще важнее, распределять и «тратить» их мудро – в противном случае их концентрация не приведет к приумножению достижений.
Курсы тайм-менеджмента не научат вас работать продуктивнее. Этим объясняется и то, почему так фактически и не было доказано, что обучение тайм-менеджменту напрямую связано с результатами деятельности{2}.
Если же вам нужны доказательства из первых рук, оглянитесь вокруг себя. Вспомните: сколько раз люди, работающие у вас в офисе, живущие с вами по соседству или посещающие тот же спортзал, рассказывая вам о своих успехах в планировании времени, вдруг спохватывались, торопливо доставали смартфон или убегали на очередную встречу, потому что дел невпроворот?!
У меня, благодаря работе консультанта и тренера по вопросам повышения продуктивности, была масса возможностей убедиться в том, насколько неэффективны курсы тайм-менеджмента.
Моя клиентка Энди не торопилась заводить детей, и когда ее сын Иона появился на свет, она была уже управляющим партнером в самом большом на северо-востоке региональном офисе одной из четырех крупнейших консалтинговых фирм страны[2]. После рождения ребенка ее мир перевернулся и, как ей казалось, все полетело в тартарары. В прошлом Энди нередко засиживалась за работой допоздна и проводила выходные в офисе, чтобы ни в чем не отставать от коллег и ничего не упускать. Теперь же, когда ей нужно было заботиться еще и о сыне, так продолжаться дальше не могло. Огромная рабочая нагрузка, которую она раньше несла, внезапно начала казаться ей неподъемной. Энди – очень требовательная к себе, перфекциониска, и она пришла к выводу, что просто перестала справляться со своими профессиональными и личными обязанностями. Энди не могла вспомнить, когда в последний раз выходила на пробежку. Да какие пробежки, если она даже не успевала обрабатывать входящую почту – ящик вот-вот лопнет, – задерживала сдачу почти всех отчетов и чувствовала себя совершенно выбитой из колеи. Письма дописывала вечером с ребенком на коленях и валилась на кровать без сил.
Конечно, такая женщина не могла допустить, чтобы подобные проблемы раздавили ее, и делала все возможное, чтобы удержать завоеванные позиции. К тому моменту, когда Энди обратилась ко мне за консультацией, она купила себе уже четыре книги по тайм-менеджменту и записалась на специализированный онлайн-семинар. Помимо этого, моя будущая клиентка составила длиннющий перечень дел, расставив их по приоритетности с помощью цифр и прочих символов, и разбила свой график на пятнадцатиминутные интервалы, надеясь таким образом выполнить всю работу. Когда же выяснилось, что на каждую строчку календаря приходится по три записи, Энди осознала, что построение графика отнимает у нее больше времени, чем собственно выполнение дел, и что проблема заключается вовсе не в управлении временем. Ей требовалось в корне изменить свои представления о работе, о том, как она структурирует будни и как заботится о себе и своей семье. Менять следовало все – причем срочно!
Энди на собственном опыте убедилась: проблема с тайм-менеджментом обусловлена тем, что его эффективность изначально по определению ограничена. Разбивая свой график на пятнадцатиминутные отрезки, моя клиентка заранее обрекла себя на невыполнение значительной части дел, потому что отведенного количества времени просто не хватит. К тому же столь жесткий график не оставлял Энди возможности откликаться на нужды и запросы своей команды, хотя это – важная часть ее работы. Семинар по тайм-менеджменту, посещаемый моей клиенткой, не помог ей взглянуть на свою работу в более широком контексте и оценить потребность в целостной и всеобъемлющей стратегии продуктивности. Женщина нуждалась в такой стратегии, которая бы охватывала и то, как она расставляет приоритеты в своих служебных обязанностях, и то, как планирует достичь профессиональных целей – как распределяет время и усилия в целях повышения результативности своего труда. Однако курс тайм-менеджмента, прослушанный Энди, был нацелен на нечто совершенно иное. Он на самом деле близоруко фокусировался на усилении ее восприятия времени и контроля над ним, то есть на том, как выделять больше времени на выполнение различных видов деятельности. На практике тайм-менеджмент предлагает одно-единственное (на все случаи жизни) решение, а ведь проблемы клиентов многогранны и имеют разные измерения для каждого конкретного человека.
Энди поняла: тайм-менеджмент – это не то, от чего зависит продуктивность. Она скорее зависит от той стратегии, которой мы придерживаемся в работе. Моя клиентка перестала прикидывать, сколько времени отнимет выполнение каждого пункта из ее перечня дел. Вместо этого она начала рассчитывать время так, чтобы и план был составлен верно, и силы расходовать разумно. Энди теперь ясно себе представляет, в чем именно состоит ее уникальный вклад в финансовый успех компании, и стала очень разборчиво и стратегически дальновидно говорить «да» и «нет», когда кто-нибудь просит уделить ему внимание или поделиться знаниями. Энди осознала также, насколько важно заботиться о себе. Она возобновила пробежки, позволяющие и стресс снять, и спокойно подумать и порефлексировать.
У каждого – свой стиль продуктивности
Энди заметила, что показывает наилучшие результаты тогда, когда у нее есть большой объем документов по различным проектам, которые необходимо перелопатить в короткий срок. Интенсивный труд и удовлетворение от быстро и безошибочно выполненной задачи заряжают ее энергией и повышают способность концентрироваться. Как человек с аналитическим складом ума, она предпочитала иметь дело с конкретными фактами и данными, а вот туманные вопросы со многими неизвестными, которые нередко поступали к ней от ее непосредственных подчиненных, как поняла Энди, сбивают ее с толку. Они не только вызывали у нее раздражение, но и отнимали значительное количество времени и усилий в ходе поиска ответа на них. Энди знала, что мозг у нее настроен на аналитику и ему нужно подавать факты, но только после долгих размышлений осознала, что предпочитаемый ею стиль работы на самом деле единственно возможный для ее образа мыслей.
Наша рабочая стратегия – и есть наш подход к планированию и распределению усилий между различными задачами, видами деятельности и периодами времени{3}. Обычно такой подход вырабатывается у нас скорее несознательно и несистематически и очень редко – намеренно и целенаправленно. Тем не менее в нем можно выявить определенные паттерны, которые, как правило, произрастают из особенностей нашего индивидуального когнитивного стиля. Иными словами, из привычной модели или предпочитаемого способа восприятия, обработки и организации информации для определения своего поведения{4}. И раз у каждого из нас есть свой особый когнитивный стиль, нам также необходим уникальный набор рабочих стратегий. Именно их индивидуализация – таким образом, чтобы они соответствовали нашим личным качествам, предпочтениям, потребностям и талантам, – позволяет нам быть эффективными и результативными.
Вы не научитесь справляться со своей работой лучше и быстрее, используя унифицированные решения, предлагаемые тайм-менеджментом. Новейшие компьютерные приложения, приемы расстановки приоритетов или стратегии организации электронной почты не принесут вам пользы, если не будут подстроены лично под вас и не будут соответствовать вашему стилю мышления и обработки информации. Скорее наоборот: они станут для вас источником еще большего напряжения и разочарования и лишь снизят вашу эффективность и результативность.
Мой клиент Бриэм – владелец и ведущий креативный директор крупной национальной компании, занимающейся организацией и проведением специальных мероприятий. Он купил ее у основателя несколько лет назад, и с тех пор она демонстрировала стабильный рост. Бриэм позвонил мне пару месяцев назад и сообщил, что переживает большие трудности с адаптацией к своему новому статусу – ведь положение главного исполнительного директора и лидера команды накладывало на него множество новых обязательств. Он днями торчал на различных встречах и заседаниях, и у него совсем (или почти совсем) не оставалось времени на размышления – он уже не мог припомнить, когда в последний раз ему в голову приходила креативная идея.
Мой клиент Бриэм – владелец и ведущий креативный директор крупной национальной компании, занимающейся организацией и проведением специальных мероприятий. Он купил ее у основателя несколько лет назад, и с тех пор она демонстрировала стабильный рост. Бриэм позвонил мне пару месяцев назад и сообщил, что переживает большие трудности с адаптацией к своему новому статусу – ведь положение главного исполнительного директора и лидера команды накладывало на него множество новых обязательств. Он днями торчал на различных встречах и заседаниях, и у него совсем (или почти совсем) не оставалось времени на размышления – он уже не мог припомнить, когда в последний раз ему в голову приходила креативная идея.
Когда Бриэм обратился ко мне за помощью, он как раз начал пользоваться новой программой управления задачами, надеясь, что она избавит его от постоянной перегруженности. Я поинтересовалась у Бриэма, чем вызвано его решение перейти на новую систему таск-менеджмента.
– Да просто один мой клиент, глава крупной компании, порекомендовал мне ее. Вот я и подумал, что мне с ней будет работаться лучше.
– Ну и как? – поинтересовалась я. – Стало лучше?
– Нет, – ответил он. – Теперь у меня еще меньше времени и еще больше поводов для расстройств, чем прежде.
Когда я копнула глубже, все стало очевидным: эта программа представляла собой линейный аналитический инструмент, который просто не подходил свойственному Бриэму стилю мышления – широкомасштабному, глобальному, ориентированному не на анализ, а на синтез. Конечно, такая программа – не для него! Это как если бы Бриэму предложили втиснуться в майку на три размера меньше. Он нуждался в индивидуализированном, скроенном именно под него решении.
В итоге Бриэм повесил две огромные белые доски в зале заседаний компании и удалил приложение для составления списка дел из своего смартфона. Теперь в начале каждой недели он заходит в зал заседаний и набрасывает на двух досках некую общую план-схему задач на ближайшую пятидневку. Бриэм просто фиксирует свои идеи, а затем в течение недели неоднократно возвращается к ним – посмотреть, что нужно сдвинуть или подкорректировать, чтобы соответствовать требованиям сегодняшнего дня и вызовам бизнеса. Когда он чувствует, что застрял или устал, он отправляется в зал заседаний, берет в руки маркер и дает волю потоку креативности.
Почему стоит прочитать эту книгу?
Симптомы эпидемии сверхзанятости знакомы большинству из нас, но мы редко осознаем в полной мере ту цену, которую платим – как личности и как общество, – соглашаясь на подобный образ жизни, лишающий нас самого ценного: времени, свободы и смысла. Потеря этих трех ресурсов – цена, над которой я раньше не задумывалась, – теперь стала для меня неприемлемой. Я больше не желаю платить ее. А вы?
Если вы устали, измучились и отчаянно ищете способ избавиться от стресса и хаоса в своей жизни, то вы взяли в руки правильную книгу. Шаг за шагом она покажет вам, как подстроить под себя всю систему, используя то, что подходит именно для вас и вашего склада ума. Вы ознакомитесь с проверенными методами и инструментами, созданными непосредственно для вашего стиля мышления. Научитесь выстраивать отношения с людьми так, чтобы задачи действительно выполнялись. И наконец-то получите в свое ведение систему повышения продуктивности, которая действительно по-настоящему будет работать на вас.
Вот к чему стремятся и чего добиваются мои клиенты. Они обретают осмысленное, значимое дело и пожинают достойные плоды: перевыполняют планы продаж, осуществляют широкомасштабные перемены в корпорациях, создают новые, инновационные компании и продукты и удваивают размер своего бизнеса всего за год. При этом они живут полной жизнью: берут уроки бальных танцев, тренируют детские бейсбольные команды, проводят вечера с друзьями за бокальчиком вина и читают свежие бестселлеры. Они активно и полноценно общаются с коллегами, другими значимыми для них людьми, с детьми и товарищами.
Как такое возможно? Эти люди индивидуализировали свою производительность. Они овладели и активно применяют внутренне присущий им стиль продуктивности (о котором мы поговорим в третьей главе), следуют простым, но действенным стратегиям, описанным в этой книге, и с выгодой для себя используют свои сильные стороны. В результате они действуют так, как им проще, и живут полной жизнью.
Пришло время освободиться от традиционного подхода к преодолению сверхзанятости – тайм-менеджмента. Пора активизировать силы своего индивидуального когнитивного стиля – пусть он ведет вас и наполняет смыслом ваш выбор: выбор способа планирования и выполнения своей повседневной работы. Настал час применить к собственной продуктивности индивидуальный подход.
Но прежде чем делать это, необходимо подготовить себя к успеху. В следующей главе мы рассмотрим ряд ключевых проблем, которые могут встретиться на вашем пути.
2. Подготовьтесь к успеху
Был конец августа. Через неделю мне предстояло стать студенткой Университета Вашингтона и Ли. Родители только что высадили меня у гимнастического зала, где должна была проходить предсезонная подготовка университетской команды по бегу по пересеченной местности.
Когда я зашла в раздевалку и впервые встретилась с товарищами по команде – ветеранами этого вида спорта, многие из которых входили в символическую сборную США, – меня внезапно охватил страх. Что же я наделала?! Я никогда не смогу бегать с ними на равных! Как я вообще посмела думать, что мне удастся состязаться на университетском уровне? Я была убеждена, что совершила огромную ошибку.
Чуть позже, завязывая шнурки на кроссовках и готовясь к первому за день забегу, я подметила нечто очень любопытное. У каждой из моих одноклубниц-ветеранов была собственная программа разминки. Одни делали упражнения на растяжку, другие просто сидели на полу и слушали музыку, третьи занимались общеразвивающей гимнастикой – прыгали, приседали, бежали на месте, высоко закидывая ноги назад. Несколько дней спустя, во время первого для меня официального университетского состязания, я увидела, как интенсивность этих разминочных программ растет, а непосредственно перед забегами они претерпевают еще серию изменений.
Мои подруги по команде уже знали: подготовка – важнейшее слагаемое успеха. Разминочная программа готовит их к тяжелой работе и помогает войти в то состояние, которое даст им возможность полностью сконцентрироваться на текущем моменте. На протяжении всего первого курса я не переставала учиться у своих мудрых одноклубниц – и по сей день применяю полученные тогда знания. Вот почему я убеждена: прежде чем приступать к индивидуализации своей продуктивности, необходимо уделить должное время подготовке к этому процессу.
Контрольно-пропускные пункты к успеху
Прежде чем отправиться в «путешествие», важно выяснить, какие препятствия могут поджидать вас в пути. Такой анализ поможет разработать стратегию преодоления этих преград заранее, а не в момент непосредственного столкновения с ними, из-за чего ваше движение вперед, к успеху, окажется под угрозой.
Препятствие № 1. Локус контроля
Когда речь заходит о вашей индивидуальной продуктивности и ее особенностях, нужно понимать: решение проблемы ежедневно угрожающего ей хаоса и дезорганизации начинается с вас и заканчивается вами.
Более точно эта зависимость объясняется концепцией локуса контроля, разработанной американским психологом Джулианом Роттером[3]. По его наблюдениям, различные люди в разной степени считают себя способными контролировать события, оказывающее влияние на их жизнь. Человек с внутренним локусом контроля склонен воспринимать свой успех или провал как результат собственных усилий. В то же время человек с внешним локусом контроля обычно объясняет свои взлеты или падения действиями других людей, влиянием посторонних факторов и обстоятельств, простым везением или невезением или же предначертанием судьбы.
Где находится ваш локус контроля? Большинство людей никогда не задавали себе подобный вопрос. Однако он – из категории тех, которые способны изменить нашу жизнь. В этом недавно убедилась и моя клиентка Саманта.
Саманта – умный и опытный корпоративный топ-менеджер, умеющий четко излагать свои мысли. Вся ее карьера построена на работе с компаниями из списка Fortune 500 или в них самих в качестве консультанта по информационным технологиям. На своей нынешней должности руководителя центра информационно-технической поддержки она трудилась вот уже три года и занималась обучением сотрудников компании. У Саманты блестящее чувство юмора, и она – заядлый фанат футбольной команды New England Patriots. А еще у нее есть замечательный двенадцатилетний сын Кристофер, который уже стал членом местной команды, входящей в Детскую бейсбольную лигу.